Quem procura um CRM gratuito costuma cair na mesma lista: dez ou doze ferramentas, cada uma com um parágrafo elogioso e, quando muito, um número de usuários ou de contatos. Quase nenhuma dessas listas linka a página oficial de preço do fornecedor. E é aí que mora o problema.
Limite de plano grátis muda sem aviso. O texto publicado há dois anos continua no ar, repetindo um teto que pode não valer mais. Este artigo faz o contrário: cada limite abaixo foi lido na página oficial do fornecedor em 23 de setembro de 2026, e cada um vem com o link para você conferir antes de decidir.
O que é um CRM gratuito — e o que ele não é?
CRM gratuito é a edição sem custo de um sistema de gestão de relacionamento com o cliente: o lugar onde ficam os contatos, as empresas, as oportunidades de venda e o histórico de cada conversa. A empresa usa sem pagar licença, dentro de um teto definido pelo fornecedor.
O que ele não é: uma versão completa com prazo indeterminado. O plano grátis é, do ponto de vista do fornecedor, a porta de entrada para o pago. Por isso ele é desenhado para servir bem a uma operação pequena e começar a apertar exatamente quando a operação cresce.
Isso não é defeito nem armadilha. É o modelo de negócio, e ele pode ser ótimo para a empresa que sabe onde está o teto. O risco está em descobrir o limite no meio do mês, com vendedor novo sem acesso ou lead do site sem lugar para cair.
Por que tantas listas de CRM grátis estão erradas sobre o HubSpot?
Provavelmente porque uma copia a outra. Entre os primeiros resultados do Google para "crm gratuito", a maioria repete que o HubSpot grátis tem "até 1 milhão de contatos" e "usuários ilimitados". Quase nenhuma aponta o documento da HubSpot que define esses limites, para o leitor conferir.
O documento existe e é público: o catálogo de produtos e serviços, publicado no site jurídico da empresa. E ele diz outra coisa.
O número de 1 milhão está lá, mas vale para os outros objetos — não para contatos. Para contatos, o teto da conta grátis é 1.000. E o número de usuários não é ilimitado: são até dois.
A diferença não é detalhe. Uma empresa que faz inbound e planeja a operação contando com um milhão de contatos vai bater no teto real mil vezes antes do que imaginava. É por isso que a regra deste artigo é simples: limite sem link para a página oficial não entra na decisão.
O que o plano grátis de cada fornecedor limita?
Abaixo, quatro fornecedores que aparecem com frequência nas listas em português, com o que a página oficial de cada um diz. Onde a página não traz um limite, a tabela diz isso — em vez de preencher com o número que circula por aí.
HubSpot: dois usuários e mil contatos
Pelo catálogo oficial citado acima, a edição gratuita da HubSpot comporta até 2 usuários, até 1.000 contatos, 1 pipeline por tipo de objeto e 2.000 envios de e-mail por mês, com a marca HubSpot nas mensagens. Serve bem a um fundador que vende sozinho ou com um sócio e quer organizar o funil desde o primeiro dia.
Zoho CRM: três usuários e cinco mil registros
Atenção à unidade: no Zoho, o limite é de registros, somando os módulos — não só de contatos. Tudo o que a empresa cadastra entra na mesma conta de 5.000. Algumas listas dizem que o Zoho grátis tem "contatos ilimitados"; a página oficial não diz isso.
RD Station CRM: quatro usuários e uma lista explícita de limitações
É o fornecedor que mais usuários libera no grátis entre os quatro, e a própria página de planos publica a lista de limitações de forma direta. O teto que tende a pesar primeiro não é o de gente: são os 5 campos personalizados e os 200 e-mails por mês.
Pipedrive: não tem plano grátis
A Pipedrive aparece em muitas listas de CRM gratuito, mas o que existe é teste. Depois de 14 dias, ou a empresa paga, ou para de usar. Pode ser uma boa escolha — só não é uma escolha grátis.
| Limite | HubSpot | Zoho CRM | RD Station CRM | Pipedrive |
|---|---|---|---|---|
| Usuários | até 2 | 3 | até 4 | sem plano grátis |
| Base de dados | até 1.000 contatos (1 milhão para outros objetos) | 5.000 registros, somando módulos (10 MB) | não consta na lista de limitações | teste de 14 dias |
| Funil | 1 pipeline por tipo de objeto | não consta na página consultada | não consta na lista de limitações | — |
| 2.000 envios por mês, com marca HubSpot | não consta na página consultada | 200 envios e respostas por mês; 3 templates | — | |
| Personalização | não consta na seção consultada | não consta na página consultada | 5 campos personalizados; 1 tipo de tarefa | — |
Páginas oficiais de HubSpot, Zoho, RD Station e Pipedrive, consultadas em 23/09/2026 (links nos blocos acima). Limites de plano grátis mudam sem aviso: confira antes de decidir.
Qual limite trava primeiro na sua empresa?
Olhar a tabela e escolher o número maior é o erro clássico. O limite que importa é o que a sua operação vai bater primeiro — e isso depende de como ela cresce.
Time comercial que cresce bate em usuários. Se o plano é contratar o segundo e o terceiro vendedor neste ano, a conta é simples: o HubSpot grátis comporta dois, o Zoho Free três, o RD Station CRM Free quatro. O sinal de que o teto chegou é o login compartilhado — e, com ele, o fim de saber quem fez o quê.
Quem faz inbound bate em contatos. Formulário no site, material rico e campanha de captação enchem a base muito mais rápido do que o time comercial cresce. Com 1.000 contatos no HubSpot ou 5.000 registros no Zoho, o sinal é a tentação de apagar lead antigo para caber o novo — e perder o histórico de quem ainda pode comprar.
Quem quer integrar bate em campos, funil e e-mail. Ligar o CRM ao site, ao e-mail e ao WhatsApp exige onde gravar a origem do lead, o produto de interesse, a etapa e o motivo da perda. Com 5 campos personalizados, a informação começa a ir para o campo de observação, em texto livre, onde nenhum relatório a encontra.
Qual a diferença entre CRM gratuito e teste grátis?
Plano gratuito é permanente: a empresa usa sem prazo, dentro do teto. Teste grátis é temporário: a empresa usa os recursos de um plano pago por alguns dias e, no fim, decide se assina.
A confusão aparece nas listas porque os dois são anunciados como "grátis". O caso da Pipedrive ilustra bem: 14 dias de teste, sem cartão, em todos os planos, segundo a página oficial. E uma mesma marca pode ter as duas coisas — por isso vale ler, na página oficial, se o "grátis" anunciado tem prazo.
Para a decisão, a pergunta útil é: depois do dia 15, o que acontece com os dados? No plano grátis, eles continuam onde estão. No teste, a empresa precisa pagar ou exportar. Montar a operação inteira num teste sem ter orçado a assinatura é o caminho mais curto para uma migração às pressas.
Dá para usar Excel ou Trello como CRM gratuito?
Dá, por um tempo e com disciplina. Uma planilha bem montada, com uma linha por oportunidade e colunas fixas de origem, etapa, valor e próximo passo, é melhor que um CRM mal usado. Um quadro de tarefas com uma coluna por etapa faz o mesmo papel visual de um funil.
O que a planilha não faz sozinha é o que justifica um CRM: guardar o histórico de cada conversa, lembrar o vendedor do próximo contato, receber o lead do site sem digitação e mostrar por que as vendas foram perdidas. Tudo isso depende de alguém atualizando à mão.
A regra prática: planilha serve enquanto uma pessoa cuida do funil inteiro. Quando duas pessoas passam a editar o mesmo arquivo, ou quando o lead do site precisa ser copiado para lá, o custo de manter a planilha já é maior que o de aprender um CRM gratuito.
CRM gratuito serve para integrar site e WhatsApp?
Serve para começar, e é justamente aí que os limites do plano grátis aparecem mais cedo. A integração não é só "ligar" um sistema no outro: é decidir onde cada informação vai morar quando o lead chega.
O lead que preenche o formulário do site precisa chegar com a origem registrada — qual página, qual campanha. O que chega pelo WhatsApp precisa ficar com a conversa no histórico. Cada uma dessas informações ocupa um campo, e o plano grátis costuma limitar justamente campos, tipos de tarefa e volume de e-mail.
Antes de escolher, confira na página oficial se a integração que você precisa está no plano grátis ou só nos pagos, e se ela usa a API oficial. No WhatsApp, essa diferença tem custo próprio, que detalhamos em o que a empresa paga de verdade pela API do WhatsApp.
E há o custo que não aparece em nenhuma tabela de preço: o do dado partido entre sistemas que não conversam, assunto de o custo de ter o dado partido em cinco lugares. Um CRM gratuito isolado do site e do WhatsApp vira mais um desses lugares.
Quais erros mais aparecem em quem começa no CRM grátis?
- Escolher pela lista de "melhores CRMs" sem abrir a página oficial de limites do fornecedor.
- Contar com um teto que não confere com a página oficial — o caso do "1 milhão de contatos" do HubSpot.
- Confundir limite de contatos com limite de registros, como no Zoho, onde todos os módulos somam.
- Montar a operação num teste de 14 dias achando que era plano gratuito.
- Gastar os campos personalizados em informação secundária e ficar sem campo para a origem do lead.
- Compartilhar login quando o limite de usuários aperta, e perder a rastreabilidade de quem fez o quê.
- Deixar para estruturar etapas e campos "quando for para o pago" — e migrar uma base desorganizada.
O último erro é o mais caro, porque só aparece no dia da migração. O dado vai com você para o plano pago ou para outro fornecedor, e vai do jeito que foi cadastrado. Base sem origem, com etapas inventadas por cada vendedor, continua sendo base sem origem no sistema novo.
Quando vale a pena sair do CRM gratuito?
Quando o teto do plano passa a custar mais que a assinatura. Esse custo raramente aparece como fatura: aparece como vendedor sem acesso, lead apagado, relatório impossível ou horas gastas contornando limite.
| Sinal na operação | O que ele indica | O que fazer |
|---|---|---|
| Login compartilhado entre vendedores | o limite de usuários foi atingido | orçar o plano pago por usuário ou trocar para um grátis com mais assentos |
| Leads antigos apagados para caber novos | o teto de contatos ou registros chegou | exportar a base e comparar o custo do plano seguinte |
| Origem do lead anotada em texto livre | faltam campos personalizados | rever os campos em uso antes de pagar — às vezes sobram |
| E-mail de acompanhamento saindo fora do CRM | o limite de envios apertou | separar e-mail comercial de e-mail marketing |
| Dois funis diferentes num pipeline só | o limite de pipelines atrapalha o processo | avaliar se o segundo funil é real ou só uma etapa a mais |
Leitura da Alliance a partir dos limites publicados nas páginas oficiais dos fornecedores, consultadas em 23/09/2026
Para comparar com números, a referência de preço também está na página oficial. No RD Station CRM, por exemplo, o primeiro plano pago, o Basic, sai a R$ 73,00 por usuário no pagamento mensal, conforme a página de planos consultada em 23/09/2026. Multiplique pelo número de pessoas que vão usar e compare com o tempo que o time gasta contornando o limite.
Pagar também não resolve sozinho. O que decide se o CRM funciona é o time usar — e isso depende mais de processo do que de plano, como mostramos em o que decide se o time vai usar o sistema CRM.
Como montar o CRM grátis para a migração não doer?
Tratando o plano grátis como a fundação, não como rascunho. Três decisões, tomadas no primeiro dia, economizam semanas no dia da troca.
1. Defina as etapas do funil antes de cadastrar o primeiro lead
Etapa é o que o cliente fez, não o que o vendedor sente: "reunião realizada", "proposta enviada", "proposta aprovada". Etapa objetiva migra de um sistema para outro sem tradução.
2. Use os campos personalizados só para o que vai virar relatório
Se o plano grátis dá poucos campos, o primeiro é a origem do lead. Sem ela, não há como saber qual canal traz cliente — e a verba de marketing passa a ser decidida no escuro.
3. Exporte a base todo mês
Uma cópia mensal em planilha é o seguro contra mudança de limite, de preço ou de fornecedor. E é o teste mais honesto de organização: se a exportação sai legível, a migração vai ser simples.
Por onde começar hoje
- Faça o teste de dois minutos: pessoas em 12 meses, contatos por mês e campos por lead.
- Abra a página oficial de limites dos fornecedores que passarem no teste — os links estão nos blocos de dados acima.
- Escolha pelo limite que a sua operação vai demorar mais para bater, não pelo maior número da tabela.
- Antes de cadastrar o primeiro lead, defina as etapas do funil e o campo de origem.
- Programe a exportação mensal da base.
- Anote hoje o sinal que vai dizer que é hora de sair do grátis — e revise a cada trimestre.
Se a dúvida é onde o funil da empresa perde informação entre marketing, vendas e atendimento, o diagnóstico gratuito de marketing avalia dados e relacionamento junto com as outras dimensões. E quando o passo for implantar o CRM, desenhar etapas e campos e ligar site, e-mail e WhatsApp num fluxo só, esse é o trabalho de integração de CRM e dados da Alliance — do diagnóstico à ação.